Prospection par email et RGPD

Pour les particuliers (BtoC)

Le principe : pas de message commercial sans accord préalable du destinataire

La publicité par emailing est possible à condition que les personnes aient explicitement donné leur accord pour être démarchées, au moment de la collecte de leur adresse électronique.

DEUX EXCEPTIONS À CE PRINCIPE

1 - Si la personne prospectée est déjà cliente de l'entreprise et si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis par l'entreprise.

2 - Si la prospection n'est pas de nature commerciale (caritative par exemple)

Dans les deux cas, la personne doit, au moment de la collecte de son adresse de messagerie

• être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospections
• être en mesure de s'opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite           

Pour les professionnels (BtoB)

Le principe : information préalable et droit d'opposition

La personne doit, au moment de la collecte de son adresse de messagerie :

1 - Être informée que son adresse électronique sera utilisée à des fins de prospections

2 - Être en mesure de s'opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite

L'objet de la sollicitation doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée (exemple : message présentant les mérites d'un logiciel à [email protected], directeur informatique).

Les adresses professionnelles génériques de type ([email protected], [email protected], [email protected]) sont des coordonnées de personnes morales. Elles ne sont pas soumises aux principes du consentement et du droit d'opposition.

Dans tous les cas

Chaque email doit obligatoirement :

• Préciser l'identité de l'annonceur
• Proposer un moyen simple de s'opposer à la réception de sollicitations (par exemple : un lien pour se désinscrire à la fin du message)

La CNIL recommande que le consentement préalable ou le droit d'opposition soit recueilli par le biais d'une case à cocher. L'utilisation d'une case pré-cochée est à proscrire, car contraire à la loi. Les manquements à ces dispositions sont susceptibles d'être sanctionnés par la CNIL.   

Transmission des données à des partenaires ou à des courtiers de données : quels sont les principes à respecter ?

Le respect des principes rappelés ci-dessous peut être décliné sous différentes formes, de manière à adapter les modalités de recueil du consentement et d’information aux interfaces et supports de communication utilisés par chaque société. Ainsi :

1 - La personne doit donner son consentement avant toute transmission à des partenaires

2 - La personne doit pouvoir identifier les partenaires, destinataires des données, depuis le formulaire à partir duquel la collecte des données est réalisée. Les modalités suivantes peuvent notamment être envisagées :

• soit la liste exhaustive régulièrement mise à jour est visible directement sur le formulaire
• soit la liste est trop longue et un lien peut renvoyer vers la liste ainsi que sur les politiques de confidentialité des partenaires

3 - La personne doit être informée des évolutions de la liste des partenaires et notamment de l’arrivée de nouveaux partenaires

Par exemple, cette information peut être mise à disposition sur deux niveaux permettant de suivre plus précisément le cycle de vie des données et d’exercer ses droits de manière plus effective :

• chaque courriel ou message de prospection reçu de la part de la société à l’origine de la collecte des données permet de prendre connaissance de la liste à jour de ses partenaires
• chaque nouveau partenaire recevant les données doit, quand il communique pour la première fois avec la personne prospectée, l’informer, au plus tard dans un délai d’un mois, du traitement qu’il fait de ses données

Cette information doit comporter notamment : le nom de la société qui a transmis les données au partenaire (société à la source ou à l'origine de la collecte), les droits de la personne concernée et notamment son droit de s'opposer à de la prospection commerciale de la part du nouveau partenaire.

4 - Le consentement recueilli par la société collectant les données pour le compte de ses partenaires n'est valable que pour ces derniers.

Les partenaires ne peuvent donc envoyer, à leur tour, les informations reçues à leurs propres partenaires, sans recueillir de nouveau le consentement informé des personnes, notamment quant à l’identité des nouveaux organismes qui seraient rendus destinataires de leurs données (adresse électronique en particulier). Il n’y a pas de « transmission » possible du consentement.

5 - Les partenaires sollicitant à leur tour les personnes concernées doivent indiquer, lors de leur première communication, la manière d’exercer leurs droits, en particulier d’opposition, ainsi que la source d’où proviennent les données utilisées.

Comment exprimer ce droit d'opposition ?

• Soit directement auprès du nouveau partenaire
• Soit auprès de la société à l'origine de la collecte initiale des données qui devra le répercuter directement à ses partenaires qui sont destinataires des données

Législation applicable

Article L. 34-5

Code de déontologie de l'e-mailing

Pour approfondir

Source : Site officiel de la CNIL ici – décembre 2018