Dans votre entreprise, vous utilisez de nombreux appareils numériques pour stocker des données. Cependant, ils peuvent s’endommager, ou être endommagés, entraînant ainsi une perte de données pouvant parfois s’avérer irréversible et coûteuse. Afin de prévenir un tel risque, il est donc fortement recommandé de réaliser des sauvegardes pour préserver vos données à long terme.
Découvrez comment gérer efficacement vos sauvegardes.
Sauvegardez régulièrement vos données
Que ce soit en cas de panne, de piratage ou encore de destruction de vos appareils numériques, vous perdrez les données enregistrées dessus. Il s'agit bien souvent de données importantes pour votre activité professionnelle (documents de travail, etc.). Ayez donc le réflexe de réaliser régulièrement une sauvegarde de vos données.
Définissez le périmètre de la sauvegarde
Prenez d'abord le temps d'identifier l'ensemble des appareils sur lesquels vous enregistrez et stockez vos données (ordinateur, smartphone, etc.).
Il n'est pas systématiquement possible, ou nécessaire, de sauvegarder toutes vos données. Pour savoir si des données doivent être sauvegardées ou non, vous pouvez vous demander :
- Quelles données ne peuvent pas être récupérées ailleurs en cas de perte ?
- Quelles données sont consultées régulièrement ?
Sélectionnez les données à protéger, en particulier celles qui sont stockées sur vos appareils. Ce travail doit être réalisé avec les utilisateurs afin de ne pas oublier des données importantes qui pourraient être stockées uniquement sur un ordinateur, un portable.
Identifiez un outil de sauvegarde en adéquation avec vos besoins
Il existe des solutions de sauvegarde gratuites et payantes, répondant à différents besoins. Prenez ainsi le temps d'identifier vos besoins, les fonctionnalités attendues ou encore l'espace de stockage nécessaire.
Vous pouvez aussi sauvegarder manuellement vos fichiers en les copiant sur un disque dur externe, une clé USB, etc. Notez également que la plupart des systèmes d'exploitation (Windows, macOS, etc.) permettent de faire des sauvegardes sur le support ou le service en ligne de votre choix.
Si vous avez des besoins spécifiques, n'hésitez pas à vous renseigner auprès de professionnels ou sur des sites spécialisés.
Planifiez vos sauvegardes
Il peut vous arriver de perdre un fichier que vous mettez régulièrement à jour. Dans ce cas, il est nécessaire de le restaurer dans sa version la plus récente. La majorité des solutions de sauvegarde proposent une fonctionnalité pour planifier une sauvegarde à échéance régulière. Il faut vérifier qu'elle est bien activée, et que la fréquence de sauvegarde est adaptée à vos besoins.
Si vous n'utilisez pas de solution dédiée, faîtes régulièrement une sauvegarde manuelle.
Il existe différentes méthodes de sauvegarde :
- La sauvegarde complète : de type « annule » et « remplace ». Vous écrasez le contenu de sauvegarde par la nouvelle information. C’est une méthode très sûre qui copie l'ensemble de vos données
- La sauvegarde différentielle : sauvegarde toutes les informations qui ont été créées ou modifiées depuis la dernière sauvegarde complète
- La sauvegarde incrémentale : sauvegarde uniquement les informations qui ont été créées ou modifiées depuis la dernière sauvegarde enregistrée sur le support.
La stratégie de sauvegarde
Il n’y a pas de stratégie de sauvegarde universelle ; elle doit être définie en fonction :
- Du volume de données
- De la vitesse de l’évolution des données
- De la quantité d’information que l’on accepte de perdre
- Et éventuellement de la durée « légale » de conservation de l’information.
En fonctionnement normal, une stratégie de sauvegarde pourrait être la suivante :
- Une sauvegarde journalière différentielle
- Une sauvegarde complète le vendredi
- Une sauvegarde mensuelle gardée un an
- Un support de sauvegarde journalier du lundi au jeudi, doublé et utilisé par alternance toutes les deux semaines
Des sauvegardes spécifiques peuvent être réalisées en parallèle pour des données sensibles, comme les données financières de l’entreprise, et conservées suivant les obligations légales (s’assurer que les applications ayant généré ces données soient également accessibles).
La sauvegarde à distance
Depuis quelques années, des prestataires proposent des solutions de sauvegarde à distance. Cette solution offre l’avantage de ne plus avoir à gérer le support physique des sauvegardes, ni la charge de travail associée, car elles sont externalisées. Cette solution ne doit pas éluder les risques associés à de mauvaises sauvegardes ; il est nécessaire de bien définir les données à sauvegarder, leur dimensionnement, et s’assurer de la bonne réalisation des sauvegardes.
Le choix d’une solution de sauvegarde à distance doit être associé à une lecture attentive des contrats de service. Il convient, en effet, de bien s’assurer, qu’en cas de problème, la prestation est efficace. Il est donc intéressant de procéder à un test afin de voir concrètement les fonctionnalités et performances de cette solution. Il est également recommandé de veiller à la présence d’un cryptage des données sauvegardées par le prestataire.
Les principales règles à respecter
Déconnectez votre support de sauvegarde
Si vous êtes victime d'un virus informatique et que votre système de sauvegarde est connecté à votre ordinateur, il peut aussi être affecté par le virus. Déconnectez donc systématiquement votre support de sauvegarde de votre ordinateur ou de votre réseau informatique, ou mettez-le hors-ligne, lorsque vous ne l'utilisez pas.
Protégez vos sauvegardes
Vos données sont exposées à des risques de perte, vol, panne, piratage ou encore destruction. Il en est de même de vos sauvegardes. Il faut ainsi les protéger comme vos données originales. Par exemple, en faisant plusieurs sauvegardes sur différents supports.
Ayez le réflexe d'avoir une sauvegarde dans un lieu différent de celui où sont stockées vos données originales. Cela vous prémunit en cas de sinistre. Si vous estimez que vos données sont assez sensibles pour les chiffrer ou en limiter l'accès, ou si un règlement vous y oblige, faites-en de même avec vos sauvegardes. Par ailleurs, il est conseillé de conserver les supports des sauvegardes hebdomadaires (semaines passées), mensuelles et annuelles en dehors du site de l’entreprise.
Testez vos sauvegardes
Il peut arriver que la sauvegarde ne s'effectue pas correctement. Veillez donc à vous assurer régulièrement que votre sauvegarde fonctionne bien. Par exemple, copiez-la dans le système original.
Contrôlez le support de sauvegarde
Au même titre que les supports qui stockent les données originales, les supports de sauvegarde peuvent être endommagés. Pensez à contrôler souvent leur état, dans le but de prévenir toute défaillance ou panne. Faîtes aussi attention à la durée de vie de vos supports, car certains conservent les données sur une durée plus ou moins longue.
Sources : Cybermalveillance.gouv, Espace Numérique Entreprises (ENE)